⬛ 형식화된 문서의 필요성
현재 매주 두 가지의 미팅에 참석하고 있다.
하나는 수요일 오전 8시 반에 하는 개인 및 프로젝트 미팅.
이건 사실 연구실 미팅인데 학생이 나뿐이라 교수님 개인 연구실에 찾아가서 미팅을 진행하고 있다.
정리는 개인 노션에다가 하는 편이다.
이때는 매주 내가 공부한 것들, 프로젝트의 진행을 발표하고 피드백을 받는다.
다른 하나는 목요일 오전 8시에 하는 단체 미팅이다. 이는 피부과 교수님들과, 전공의선생님, 연구간호사 선생님과 같이 저널클럽도 하고 전체적인 프로젝트 진행상황을 나누는 자리이다. 이는 외래의 회의실에서 진행한다.
단체미팅의 내용은 각자가 각자의 내용을 정리하고 교수님이 총괄적인 내용을 개인메모로 정리하고 계셨다.
그러나 전반적인 상황을 한눈에 보고 싶어서 회의록 아니면 미팅보고서를 만들고자 하였다.
그러나 다른 대학원 연구실은 어떻게 보고서를 만드는지 검색해도 나오지 않았고,
회의록이라고 검색하면 대부분 일반 회사에서 사용하는 개조식의 회의록뿐이었다.
나는 간결한 내용을 원하여 다른 실험실의 미팅보고서 양식을 참고하였다.
미팅 보고서 양식의 조건은 아래와 같다.
1. 엑셀로 작성할 것
2. 한 장에 간단하게 요약이 가능할 것
⬛ 보고서 양식
일단 엑셀 문서는 아래의 링크를 참조하였다.
https://m.blog.naver.com/wackoos/221906311668
[스포코리아] 엑셀로 회의록 양식 만들기(파일첨부)
회사에서 많이 쓰이는 회의록 양식 만들기입니다. 출력해서 보고용으로도 쓸 수 있도록 엑셀로 깔끔하게 만...
blog.naver.com
엑셀로 A4용지 크기에 맞게 만든 간단한 회의록인데, 깔끔한 레이아웃이 마음에 들었다.
원래 가장 간결하고 이쁜 게 만들기 어려운 법이다.
참고로 한 연구실 양식을 수정하여 아래와 같은 양식을 최종적으로 만들었다.
1. 과제
- 현재 연구실에서 진행하는 과제에 관하여, 개인별로 논의사항을 말하고 피드백을 받는 칸을 만들어 놓았다.
2. 논문
- 이는 개인마다 칸을 써도 되고, 여러 명이서 논문을 지필 한다면 '▶'다음에 논문 이름을 적고 논의사항에 대하여 말해도 괜찮다.
3. 개인
- 위의 항목에 해당하지 않은 개인적인 일정이나 기타 사항들의 논의사항을 적는 칸이다.
4. 기타
- 개인 칸에 적기 애매하고 연구실 전반적으로 상관이 있는 문제라면 이 칸에 적도록 한다.
⬛기타
- 친구가 네이버에서 나온 클로버 AI가 회의록을 녹음해 주고 이를 글로 옮겨주어 일을 한시름 덜었다는 말을 했었다. 나도 이후 회의할 때 쓰고 있지만 정말 유용하다. 물론 베타서비스라 한 달에 300분 정도만 쓸 수 있다.
- 음성을 인식하고 이를 글로 옮길 뿐만 아니라, 각각의 음성을 구분하여 말풍선 형태로 구분하기 쉽게 만들어 준다. 하지만 간사하게도 자동적으로 양식에 글을 채워주는 AI는 없을까 하고 찾아보게 된다.
2년간 사용해 본 후기
1. 실시간으로 내용을 요약하서 적기 어렵다.
칸이 작기 때문에 내용을 매우 압축해서 적어야 한다. 그러나 실시간으로 여러 화자가 참여하는 회의 특성상, 이를 실시간으로 요약하여 적기에는 무리가 있다. 그래서 회의 후 클로버 AI요약본을 가지고 추가 편집시간을 가져야 한다. 회의록 작성에 투자하는 시간은 회의 마무리 이후 30분이 넘지 않도록 하고 있다.
2. 구성은 크게 바꾸지 않았다.
매주 한 시간 회의에서 대략 5개의 프로젝트, 2개의 논문, 3명의 개인 논의가 오갔던 것 같다. 사실 내용의 구성보다는 이전 회의 내용을 한 번 더 복귀하고 오는 것이 더 중요한 것 같다.
3. 미팅 정리는 항상 혼자 하는 것이 고민이다.
각자 개인의 내용만 적자니 시간 낭비이고, 한 사람이 모두 정리하자니 후배에서 무작정 맡길 수 없는 일이다. 일단 내년까지 내가 쭉 쓰지 않을까...
결론적으로는 나쁘지 않은 구성이다! 더 좋은 구성이 있다면 댓글로 알려주세요.
