📑 구글 스프레드 시트를 사용한 연구실 관리(?)
최근 손으로 글을 쓴 지 오래 지난 것 같다. 메모를 하는 일이 있어도, 태블릿을 가지고 다니면서 메모하거나 휴대폰 메모장에 하곤 한다. 수업을 들으러 갈 때도 태블릿을 이용하고, 회의록이나 일정 정리도 모두 구글 드라이브의 스프레드 시트를 사용해 클라우드에 정리해 버린다.
이렇게 대부분의 일을 온라인과 클라우드 시스템에 의존하고 있으며, 물론 그에 따른 유지비도 지출 중이다. 그러나 100기가의 구글 드라이브 요금제는 2만 4천 원으로 요즘은 비싼 요금제 축에도 끼지 않고 있다.
현재 연구실에서는 하나의 스프레스 시트 (연 단위)를 만들고, 그 안에 여러 시트를 생성해서 관리하고 있다. 현재 관리하고 있는 범위는 아래와 같다.
- 홈: 홈페이지 및 교육 페이지의 링크를 모아두었다. 추가로 학위논문 및 학사과정 링크도 추가
- 연구실 연락처: 상태(교수/학생/동창), 이름, email, phone
- 연구실 미팅 일정 및 회의록: 일자, 프로젝트미팅, 회의록(구글 드라이브링크), 장소, 메모
- 저널 클럽: 발표자, 논문 제목, 논문 발표 ppt(구글 드라이브링크), 메모
- 실험 스케줄 (드라이랩이 주라서 실험이 많지 않아 가능)
- 실험 일정: 관련 과제, 수량, 실험자 등등 기록 (실험에 관련된 소독, 자재 준비 및 청소를 정리)
- 물품관리: 주문 날짜, 품목, 가격 수량 등을 정리 (이 또한 실험이 많지 않아서 가능)
- 실험 약어: 피부 연구 관련 약어
- 대학생 시간표: 학기마다 모든 학생의 시간표 정리
- 마감일: 초록 등록, 학회 등록, 연구윤리 수강 마감일, 안전집합교육 신청일 등
👍구글 스프레드 시트의 장점
구글 스프레드 시트를 사용하기 전에는 엑셀의 아류작으로만 생각했는데, 사용하고 보니 엑셀보다 편한 점도 많았다. 자동으로 표를 생성해 주기도 하고(e.g. 마감일 페이지 ), 칩이라는 URL 주소가 아닌, URL 페이지의 문서 제목을 표시해 주기도 한다(e.g. 회의록의 report 열).
엑셀처럼 기능이 많지는 않지만, 클라우드에서 여러 명이 자유롭게 사용 가능하다는 것이 가장 큰 장점이다.
이 중에서 가장 추천하고 싶은 기능은 마감일정과 회의록 페이지이다.
- 마감일정은 달력에 적어놓는 것보다 향후 두 달 정도를 모두 확인할 수 있는 스프레드 시트가 훨씬 편하다.
- 한 주에 여러 회의가 있는 연구실이라면, 회의록 정리 페이지는 생각보다 효율적일 것이다. 일일이 찾을 필요 없이 저 문서만 열면 지난 회의록으로 바로 열람이 가능하기 때문이다.
♣ 더 나아가서
나아가서 여러 문서를 전자화시키는 것이 목표이다. 최근 연구실 내 문서의 파일링시스템을 고안하고 있다. 파일링시스템이란 파일의 작성, 저장, 관리의 모든 것을 말한다. 파일 이름 형식부터, 폴더의 저장 방식 등을 결정하고 이를 퍼뜨려서 개인에 따른 차이를 줄이는 것이 목표이다. 그래야지 내 일을 남에게 넘길 때에도, 내가 다른 사람의 일을 전달받았을 때에도 업무 파악이 쉽기 때문이다.
일단 수행된 일은 문서의 이름 형식을 통일시키는 것이다.
문서 형식은 모두 "날짜_업무구분_(원제목) * 보고, 분석, 기획안, 요청서_작성자"로 통일하였다.
날짜가 앞에 오는 게 호불호가 갈리기는 해도, 동일한 프로젝트의 업데이트가 잦은 대학원생은 훨씬 편리할 것이다.
(참고: https://www.korea.kr/news/policyNewsView.do?newsId=148906484)
추가로 노션에 적었던 일부 문서(Lab Guide, 신입생 체크리스트..)도 워드로 작성해서 드라이브에 공유할 예정이다.
나중에 졸업을 생각하면 노션은 자주자주 비워두어야 할 것 같다.
👨🦲랩장
참고로 나는 랩장.... 이 아니었다. 우리 연구실에는 랩장이라는 시스템 자체가 없었다 (나만 있었으니 당연하다..). 근데 행정일이 너무 많고 힘들어서 랩장 제도를 도입하자고 하니, 교수님께서 네가 먼저 한 학기 하라는 말씀에 일을 떠맡게 되었다.
근데 랩장이 하는 일이 정확히 뭔지도 모르겠다. 그냥 일을 열심히 효율화하고, 문서화하고 있을 뿐이다. 정보는 쌓이면 지식이 되고,,, 지식이 쌓이면 통찰이 생기고@#$%~~
목표는 졸업 전까지 내가 없어도 잘 돌아가는 실험실이다. 사실 누구 하나가 사라져도 세상은 잘 돌아간다. 그러나 시스템이 없으면 네모바퀴를 어거지로 돌리는 꼴이라고 생각하기 때문에 조금씩 조금씩 만들어가는 것이다. 내가 그러했기 때문에 다른 이의 편의를 덜어주고 싶고, 재미있기도 하다.
나는 스타트업형 맞춤 인력이 아닐까?
